Porto sem papel e o futuro para operações portuárias

Columbia Trading • 20 de setembro de 2021

O conceito de Porto Sem Papel emerge como uma solução inovadora e essencial para atender aos desafios contemporâneos das operações portuárias, convidando-nos a refletir sobre a necessidade de modernização e sustentabilidade nos portos. Esta iniciativa, que busca eliminar a papelada e digitalizar os processos, representa um passo significativo em direção a um futuro mais ágil e eficiente.


Desenvolvido em 2011 pelo Governo Federal brasileiro, o sistema Porto Sem Papel (PSP) se destaca como um marco na gestão portuária do país. Ele transforma a maneira como os formulários, essenciais para regular e autorizar o acesso e estadia dos navios nos portos, são manuseados, permitindo que sejam preenchidos e transmitidos eletronicamente. Esta mudança não só reduz o tempo de espera, mas também otimiza os processos, criando um ambiente de trabalho mais produtivo e eficaz.


A integração do PSP com outros sistemas e processos portuários, como o Portal Único de Comércio Exterior (Pucomex) e o Sistema de Informações Sobre o Tráfego Marítimo (Sistram), amplia sua relevância e eficácia, criando uma rede robusta de operações. Esta sinergia entre diferentes plataformas e serviços maximiza os resultados positivos, estabelecendo um padrão de gestão portuária mais ágil, seguro e confiável.


Apesar dos desafios e resistências que podem surgir naturalmente na implementação de sistemas informatizados em setores complexos do comércio exterior, como o portuário, é crucial reconhecer os benefícios significativos que podem ser alcançados.


Obrigatoriedade e Benefícios do Porto Sem Papel

O PSP, desde o começo, se propôs a ser mais do que uma simples transição do físico para o digital; ele buscava redefinir as operações portuárias, tornando-as mais ágeis, seguras e sustentáveis. Este primeiro passo foi crucial para estabelecer um novo padrão de operações no setor.


Sendo assim, a primeira pergunta que pode surgir pode ser: utilizar esse sistema é obrigatório? Sim, o Porto Sem Papel é obrigatório para os agentes de navegação e os diversos órgãos públicos que operacionalizam e gerenciam as estadias de embarcações nos portos públicos brasileiros.


De qualquer forma é válido entender quais são os benefícios dele para o setor portuário e para a sociedade em geral. Alguns benefícios desse sistema foram e são:


  • Agilidade nos Processos: A digitalização dos documentos e a possibilidade de preenchê-los e transmiti-los eletronicamente reduzem significativamente os tempos de espera, tornando as operações mais rápidas.
  • Economia de Recursos: A eliminação do uso de papel contribui para a redução de custos com material de escritório e armazenamento, além de ser uma prática mais sustentável.
  • Transparência e Rastreabilidade: O sistema permite um acompanhamento mais preciso das operações, facilitando a auditoria e aumentando a transparência dos processos.
  • Melhoria na Gestão Portuária: O sistema contribui para uma administração mais eficiente e estratégica dos portos, permitindo uma melhor alocação de recursos e planejamento das atividades.
  • Contribuição para a Sustentabilidade Ambiental: A redução do uso de papel contribui para práticas mais sustentáveis, alinhando as operações portuárias às preocupações ambientais contemporâneas.

Dessa maneira, este sistema não apenas atende às necessidades atuais do setor, mas também pavimenta o caminho para futuras inovações e melhorias. Ele é, sem dúvida, um aliado indispensável na jornada em busca de excelência e inovação nas operações portuárias, consolidando o Brasil como um player de destaque no cenário internacional.


Funcionalidades do Sistema

O sistema Porto Sem Papel se consolidou como uma ferramenta essencial para a modernização das operações portuárias no Brasil, integrando uma série de funcionalidades que visam otimizar os processos e aumentar a eficiência. Algumas são:


  • Digitalizar Processos: O sistema permite o preenchimento e a transmissão eletrônica de uma variedade de formulários regulatórios, eliminando a necessidade de documentos físicos e agilizando o processo de autorização para acesso e estadia dos navios nos portos.
  • Unificação de Acessos: Ele integra-se ao Portal Único de Comércio Exterior (Pucomex), proporcionando aos usuários a conveniência de acessar ambos os sistemas através de um único login, simplificando o acesso e otimizando o tempo dos operadores.
  • Centralização de Informações: Todas as informações são armazenadas de forma segura em uma única base de dados, garantindo precisão e disponibilidade dos dados para uma gestão mais eficaz dos recursos e aprimoramento contínuo dos processos portuários.
  • Agilidade na Liberação de Mercadorias: O sistema Porto Sem Papel facilita a análise e a liberação de mercadorias nos portos brasileiros, transformando diversos formulários em papel em um único Documento Único Virtual (DUV), otimizando o tempo e reduzindo a burocracia.

Adicionalmente, o programa oferece funcionalidades para consulta de estatísticas portuárias, programação de navios e supervisão de dados, contribuindo para uma visão mais ampla e integrada das operações portuárias.


É válido ressaltar que, desde sua implementação, o sistema tem passado por constantes atualizações e melhorias, buscando sempre se adaptar às necessidades do setor e às demandas por maior agilidade e transparência.


Uma das mais recentes inovações informadas pelo próprio site do sistema foi a integração com o pagamento da guia de recolhimento do Fundo para Aparelhamento e Operacionalização das Atividades-fim da Polícia Federal (Funapol), um passo significativo para a agilização dos registros de chegada das embarcações estrangeiras nos portos brasileiros.


Antes, o processo de pagamento da guia do Funapol era marcado por etapas burocráticas, que demandavam tempo e esforço significativos por parte dos agentes de navegação. Era necessário acessar o site da Polícia Federal, preencher repetidamente os mesmos dados, obter o boleto, realizar o pagamento e, por fim, anexar o comprovante no Porto Sem Papel. Agora, com a nova funcionalidade, a informação do pagamento é atualizada automaticamente no sistema, trazendo mais agilidade e eficiência.


Outro ponto de melhoria recente foi que agora é possível emitir o Termo de Controle Sanitário de Viajante (TCSV) de forma 100% digital, eliminando a necessidade de interação presencial entre os fiscais da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e as agências de navegação. Esta inovação representa um passo significativo na redução da burocracia e na facilitação do controle de informações relacionadas à saúde dos viajantes.


Dessa maneira, pode surgir uma dúvida ao saber das integrações: como é garantida a segurança e a confidencialidade das informações transmitidas pelo sistema? Alguns dos recursos utilizados para garantir a segurança e a confidencialidade das informações incluem:


  • Criptografia de dados;
  • Autenticação de usuários;
  • Controle de acesso;
  • Monitoramento de atividades; e
  • Backup de dados.

Um outro questionamento comum é: como é feita a capacitação e o treinamento dos usuários do sistema? O próprio Governo Federal fornece treinamento para PSP. Além dele, outras instituições promovem essa capacitação.


Legislação e Normativas

Este software não apenas agiliza os processos, mas também está alinhado com diversas leis e normativas que visam estabelecer diretrizes claras e eficientes para a exploração de portos organizados e instalações portuárias.


Dentre as principais legislações e normativas que regem o sistema, destacam-se a Lei nº 12.815/2013, a Portaria SEP nº 111/2013 (alterada pela Portaria SEP nº 87/2016), a Norma de Pré-Qualificação da SPA, a Portaria SEP nº 106 e a Portaria SEP nº 87/2016. Além disso, um outro documento de extrema importância é a Norma da Autoridade Marítima para Tráfego e Permanência de Embarcações em Águas Jurisdicionais Brasileiras – NORMAM 08/DPC que fala muitas características do sistema PSP.


A Lei nº 12.815/2013 estabelece as diretrizes fundamentais para a exploração de portos organizados e instalações portuárias, criando um ambiente regulatório estável e propício para o desenvolvimento do setor. Por sua vez, a Portaria SEP nº 111/2013, juntamente com suas alterações posteriores, define normas e procedimentos específicos para a utilização do sistema garantindo que ele seja utilizado de maneira eficaz e segura.


A Norma de Pré-Qualificação da SPA estabelece critérios rigorosos para a pré-qualificação de empresas interessadas em participar de licitações para a exploração de portos organizados, assegurando que apenas empresas capacitadas e responsáveis possam operar no setor. Além disso, a Portaria SEP nº 106 estabelece regras claras para a utilização do Cadastro Nacional Portuário, uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente das operações portuárias.


É importante ressaltar que, além dessas legislações e normativas, o programa também está sujeito a outras normas e regulamentos específicos de cada porto e órgão anuente, o que reforça a necessidade de uma gestão atenta e atualizada para garantir a conformidade com todas as exigências legais.


CCT Marítimo Vs Porto Sem Papel

O Porto Sem Papel é uma iniciativa que visa modernizar e digitalizar os processos portuários, permitindo que os diversos formulários necessários para o acesso e estadia dos navios nos portos sejam preenchidos e transmitidos eletronicamente.


Por outro lado, o CCT Marítimo, parte do Programa Portal Único Siscomex que ainda não está ativa, é uma ferramenta a ser utilizada pela Receita Federal para o cadastro de cargas marítimas, visando melhorar a segurança, reduzir a burocracia e tornar os processos mais eficazes. Dessa forma, ele tem dentro de seus objetivos: desenvolver um controle de carga único, atender a todos os Incoterms, eliminar burocracia, simplificar controles, reduzir o tempo médio de liberação das cargas, aumentar a segurança e dar transparência ao fluxo de carga.


O PSP, por sua vez, contribui para a agilidade, eficiência e transparência das operações portuárias, integrando diferentes processos e órgãos envolvidos nas operações portuárias. Ele facilita a análise e a liberação de mercadorias nos portos brasileiros, convertendo diversos formulários em papel em um único documento eletrônico, o Documento Único Virtual (DUV).


É importante mencionar que já existe um sistema CCT ativo para o transporte aéreo, reforçando a tendência de digitalização e modernização dos processos aduaneiros e portuários no Brasil. É importante destacar que ele está em fase de adaptação e sofisticação, o que tem trazido alguns desafios de dar de cabeça em agentes e despachantes, e o sucesso de sua implementação determinará o prazo para a implementação dele no modal marítimo.


Não se sabe ao certo se o CCT Marítimo substituirá o sistema Porto sem Papel, mas a probabilidade de serem integrados um ao outro é alta. Por isso é importante que os agentes e despachantes dessa modalidade estejam sempre atentos às novidades acerca dos dois temas para evitar desafios muito grandes no futuro.


Redação por Ana Lima, analista de importação e empreendedora digital na área de marketing e comércio internacional.


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O complexo sistema tributário brasileiro, com suas diversas incidências (II, IPI, PIS, COFINS, ICMS), pode representar mais de 40% do valor final de um produto importado quando não há estratégia adequada. Ao longo de nossa história na Columbia Trading, desenvolvemos metodologias exclusivas para identificar oportunidades legítimas de economia fiscal, considerando regimes especiais, acordos internacionais e incentivos governamentais. Nossa abordagem multidisciplinar integra o conhecimento jurídico-tributário com a expertise em comércio exterior, garantindo que cada operação seja estruturada para maximizar benefícios fiscais dentro do estrito cumprimento da legislação. Estruturação Financeira: Garantindo Liquidez e Competitividade O financiamento adequado das operações de importação representa um desafio significativo para empresas de todos os portes. 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BPO em Comércio Exterior: A Estratégia Essencial para Empresas Importadoras que Buscam Eficiência

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Introdução ao BPO no Comércio Internacional No competitivo cenário do comércio exterior, empresas importadoras enfrentam desafios crescentes relacionados à burocracia, legislação complexa e processos logísticos que demandam expertise especializada. O Business Process Outsourcing (BPO) surge como solução estratégica para organizações que buscam otimizar suas operações internacionais sem comprometer a qualidade ou aumentar custos internos. A terceirização de processos de importação permite que empresas concentrem seus recursos e atenção nas atividades principais do negócio, enquanto profissionais especializados em comércio internacional gerenciam operações complexas que exigem conhecimento técnico aprofundado e atualização constante sobre regulamentações e procedimentos aduaneiros. Principais Vantagens do BPO para Empresas Importadoras Redução de Custos Operacionais A implementação de serviços de BPO em comércio exterior proporciona redução significativa nos custos operacionais. Empresas importadoras eliminam a necessidade de manter equipes internas dedicadas exclusivamente aos processos de importação, reduzindo gastos com folha de pagamento, treinamentos especializados e infraestrutura. Além disso, consultores especializados em comércio internacional possuem conhecimento técnico para identificar oportunidades de economia em taxas, impostos e processos logísticos, resultando em otimização financeira nas operações de importação. Esta expertise se traduz em negociações mais vantajosas com fornecedores internacionais e prestadores de serviços logísticos. A redução de erros processuais, que frequentemente resultam em multas e penalidades, representa outro importante fator de economia financeira proporcionado pelo BPO em operações de comércio exterior. Acesso a Expertise Especializada O comércio internacional é regido por legislações complexas que sofrem constantes atualizações. Empresas que terceirizam seus processos de importação ganham acesso imediato a profissionais altamente qualificados que se mantêm continuamente atualizados sobre mudanças regulatórias, acordos comerciais e melhores práticas do setor. Esta expertise especializada garante conformidade com legislações nacionais e internacionais, mitigando riscos de infrações aduaneiras e tributárias. Consultores em comércio exterior possuem amplo conhecimento sobre procedimentos de desembaraço aduaneiro, classificação fiscal de mercadorias e regimes aduaneiros especiais, elementos fundamentais para operações de importação bem-sucedidas. O conhecimento técnico aplicado aos processos de importação traduz-se em maior eficiência operacional e segurança jurídica para as empresas importadoras. Otimização do Planejamento Tributário Um dos benefícios mais significativos do BPO em comércio exterior é a otimização do planejamento tributário nas operações de importação. Profissionais especializados identificam oportunidades legais para redução da carga tributária incidente sobre mercadorias importadas, maximizando a competitividade dos produtos no mercado nacional. O conhecimento aprofundado sobre acordos comerciais internacionais, regimes aduaneiros especiais e benefícios fiscais permite a estruturação de operações de importação com maior eficiência tributária. Empresas importadoras beneficiam-se de estratégias customizadas que consideram particularidades do produto importado e do segmento de atuação da organização. A otimização tributária proporciona vantagem competitiva significativa, permitindo prática de preços mais atrativos e aumento nas margens de lucro das operações internacionais. Foco no Core Business A terceirização de processos de importação permite que empresas direcionem recursos, tempo e energia para suas atividades principais. Enquanto consultores especializados gerenciam os complexos procedimentos de comércio exterior, a equipe interna pode concentrar-se no desenvolvimento de produtos, estratégias de mercado e relacionamento com clientes. Esta realocação de recursos internos proporciona ganhos de produtividade e competitividade. Departamentos estratégicos como P&D, marketing e vendas recebem maior atenção e investimentos, impulsionando o crescimento sustentável da organização. O BPO em comércio exterior funciona como extensão estratégica da empresa, garantindo operações de importação eficientes sem desviar o foco das atividades que geram diferenciação competitiva no mercado. Maior Agilidade nos Processos Logísticos Consultores em comércio exterior possuem ampla rede de relacionamentos com operadores logísticos, despachantes aduaneiros e agentes de carga internacional. Este networking estratégico traduz-se em maior agilidade nos processos de importação e soluções customizadas para necessidades específicas de cada operação. A expertise em planejamento logístico permite otimização de rotas, redução de tempo de trânsito e minimização de custos com armazenagem. Profissionais especializados acompanham cada etapa do processo logístico internacional, identificando gargalos e implementando soluções que garantem eficiência operacional. A agilidade logística proporcionada pelo BPO em comércio exterior resulta em previsibilidade para processos produtivos e maior satisfação de clientes internos e externos. Conclusão: BPO como Diferencial Competitivo A implementação de serviços de BPO em operações de comércio exterior representa diferencial competitivo significativo para empresas importadoras. Além da redução de custos operacionais e otimização tributária, esta estratégia proporciona acesso a expertise especializada que garante segurança jurídica e conformidade regulatória. Organizações que adotam a terceirização de processos de importação experimentam ganhos significativos em eficiência operacional, permitindo foco em atividades estratégicas que impulsionam crescimento e inovação. O BPO em comércio internacional não representa apenas uma solução para redução de custos, mas uma estratégia abrangente que potencializa resultados em operações internacionais. Em um mercado globalizado e altamente competitivo, contar com parceiros especializados em comércio exterior torna-se elemento fundamental para empresas importadoras que buscam excelência operacional e vantagem competitiva sustentável.
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